Datenschutz-EBS

Datenschutzerklärung
zur Nutzung der schriftbasierten Elektronischen Beratungssoftware (EBS)
 

1. Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
donum vitae zur Förderung des Schutzes des menschlichen Lebens e.V.
Vertreten durch: Dr. Olaf Tyllack (Vorsitzender)
Thomas-Mann-Straße 4
53111 Bonn
Telefon: 0228 369 488–0
E-Mail: info@donum vitaedonumvitaedonum vitae..org
 

Datenschutzbeauftragter
donum vitae ist gesetzlich zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: datenschutz@donum vitaedonumvitaedonum vitae..org


2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
2.1 Beratungsleistungen nach dem SchKG
Zweck der Datenverarbeitung ist die Erbringung von Beratungsleistungen gemäß § 1 Abs. 1 des Gesetzes zur Vermeidung und Bewältigung von Schwangerschaftskonflikten (SchKG). Dazu gehören nach § 2 Abs. 1 SchKG insbesondere:

  • Sexualaufklärung, Verhütung und Familienplanung,
  • bestehende familienfördernde Leistungen und Hilfen für Kinder und Familien, einschließlich der besonderen Rechte im Arbeitsleben,
  • soziale und wirtschaftliche Hilfen für Schwangere, insbesondere finanzielle Leistungen sowie Hilfen bei der Suche nach Wohnung, Arbeits- oder Ausbildungsplatz oder deren Erhalt,
  • die Hilfsmöglichkeiten für behinderte Menschen und ihre Familien, die vor und nach der Geburt eines in seiner körperlichen, geistigen oder seelischen Gesundheit geschädigten Kindes zur Verfügung stehen,
  • die Methoden zur Durchführung eines Schwangerschaftsabbruchs, die physischen und psychischen Folgen eines Abbruchs und die damit verbundenen Risiken,
  • Lösungsmöglichkeiten für psychosoziale Konflikte im Zusammenhang mit einer Schwangerschaft,
  • die rechtlichen und psychologischen Gesichtspunkte im Zusammenhang mit einer Adoption.  
     


Die Beratungsleistungen werden über die EBS in folgenden Formaten erbracht:
 

  • Schriftbasierte Online-Beratung: Ratsuchende stellen eine Anfrage über das System; Beraterinnen beantworten diese schriftlich über das Nutzerpostfach. In Einzelfällen kann die Beratung ergänzend oder alternativ per Video erfolgen. Die Videoberatung setzt die Angabe einer E-Mail-Adresse voraus; eine anonyme Nutzung ist in diesem Fall nicht möglich.
  • Präsenzberatung in der Beratungsstelle: Beratungen finden persönlich in der Beratungsstelle statt.
  • Beratungsinhalte und erforderliche personenbezogene Daten werden für die schriftbasierte Online-Beratung und die Präsenzberatung in der digitalen Ratsuchendenmappe dokumentiert und verarbeitet.
     

Rechtsgrundlage der Verarbeitung allgemeiner personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 2 ff. SchKG (Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Soweit im Rahmen der Beratung besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten der ratsuchenden Person oder von Kindern, deren Situation Gegenstand der Beratung ist, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit §§ 2 ff. SchKG.


2.2 Technischer Betrieb der Beratungssoftware
Zur Bereitstellung der Cloud-Software werden technisch notwendige Daten verarbeitet. Dies umfasst insbesondere die Anlage eines anonymen Nutzerkontos (Mailpostfach) mit einer frei wählbaren Nutzer-ID sowie die Speicherung der Beratungskommunikation im System.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung technischer Protokolldaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Sicherstellung des fehlerfreien technischen Betriebs, der Fehleranalyse sowie der IT-Sicherheit der Plattform.


3. Kategorien personenbezogener Daten
Für jede Beratung wird in der EBS eine Ratsuchendenmappe angelegt. Diese dient der Dokumentation des Beratungsverlaufs und wird unabhängig vom gewählten Beratungsformat (Online, Video, Präsenz) geführt. Der Umfang der darin enthaltenen personenbezogenen Daten hängt vom jeweiligen Beratungsformat und den freiwilligen Angaben der ratsuchenden Person ab.
Ratsuchende können Minderjährige sein, beispielsweise im Falle einer ungewollten Schwangerschaft. Für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gelten dieselben Grundsätze wie für erwachsene Ratsuchende. Soweit im Rahmen der Beratung auch Daten von Kindern verarbeitet werden, deren Situation Gegenstand der Beratung ist (z. B. medizinische Daten), erfolgt dies auf denselben Rechtsgrundlagen.


3.1 Online-Beratung (schriftbasiert und per Video)
Bei der Online-Nutzung der EBS ist eine vollständig anonyme Nutzung möglich. Bei der Erstanmeldung sind keine personenbezogenen Daten erforderlich. Pflichtangaben sind lediglich:

  • Aliasname (frei wählbar, ohne Rückschlüsse auf die Identität)
  • Passwort (verschlüsselt gespeichert)
    Auf dieser Grundlage wird ein Nutzerkonto (Mailpostfach) und eine Ratsuchendenmappe angelegt. In der Ratsuchendenmappe werden gespeichert:
  • Die Anfrage der ratsuchenden Person (Beratungsanliegen)
  • Die Antwort der Beraterin (Beratungsinhalt)
     

Die ratsuchende Person muss sich aktiv einloggen, um Antworten abzurufen.
 

Optionale E-Mail-Adresse:
Wird freiwillig eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält die ratsuchende Person eine Benachrichtigung, sobald eine neue Nachricht eingegangen ist. Die Angabe ist optional. Ohne E-Mail-Adresse bleibt die Nutzung vollständig anonym.
 

Videoberatung:
Soll die Beratung in einem Einzelfall per Video fortgeführt werden, ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse aus technischen Gründen zwingend erforderlich. Eine vollständig anonyme Nutzung ist in diesem Fall nicht möglich.
 

Freiwillige Angaben besonderer Datenkategorien im Beratungstext:
Im Inhalt der Beratungsanfrage können ratsuchende Personen freiwillig Informationen mitteilen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO darstellen. Dies betrifft insbesondere:
 

  • Gesundheitsbezogene und medizinische Angaben (z. B. zur Schwangerschaft, zu Erkrankungen oder Behinderungen)
  • Angaben zur sexuellen Orientierung
    Die Übermittlung dieser Daten erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis durch die ratsuchende Person. Eine Verpflichtung zur Angabe besteht nicht.
     

3.2 Präsenzberatung in der Beratungsstelle
Zur Dokumentation der Gespräche in den Beratungsstellen werden in der Ratsuchendenmappe werden regelmäßig folgende personenbezogene Daten erhoben:
 

  • Vorname und Nachname
  • Kontaktdaten (z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  • Medizinische und gesundheitsbezogene Daten der ratsuchenden Person (besondere Kategorie gemäß Art. 9 DSGVO), soweit für die Beratung relevant
    Die Verarbeitung dieser Daten einschließlich besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit §§ 2 ff. SchKG. Für allgemeine personenbezogene Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 2 ff. SchKG.
     

3.3 Technische Protokolldaten
Bei der Online-Nutzung der EBS werden unabhängig vom Grad der Anonymisierung folgende technisch notwendige Daten temporär verarbeitet:
 

  • IP-Adresse
  • Zeitstempel (Zugriffszeiten)
  • Browsertyp und -version
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL
  • Uhrzeit der Serveranfrage
     

Diese Daten dienen ausschließlich der Sicherstellung des technischen Betriebs, der Fehleranalyse und der IT-Sicherheit und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.


4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
4.1 Interne Empfänger
Innerhalb von donum vitae erhalten ausschließlich befugte Personen Zugang zu personenbezogenen Daten, soweit dies für die Durchführung der Beratung oder den technischen Betrieb erforderlich ist:
 

  • Beraterinnen und Berater (Zugriff auf Beratungsinhalte)
  • Systemadministratorinnen und -administratoren (technischer Betrieb)
     

4.2 Externe Empfänger / Auftragsverarbeitung
Anbieter der eingesetzten Cloud-Beratungssoftware (EBS) ist die Technische Hochschule Georg Simon Ohm, Nürnberg. Der Cloud-Anbieter ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet; ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht.


4.3 Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen der Beratung werden keine automatisierten Entscheidungen (einschließlich Profiling) durch KI-Systeme oder andere automatisierte Verfahren getroffen.


5. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Beratungsinhalte (Inhalte der Ratsuchendenmappe):
Beratungsinhalte werden für einen Zeitraum von vier Jahren nach dem letzten Eintrag gespeichert. Dieser Zeitraum orientiert sich an dem fachlichen Zuständigkeitszeitraum im Bereich Schwangerschaft und Frühe Hilfen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht.
Technische Protokolldaten (Serverlogs):
Technische Protokolldaten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.


6. Datensicherheit
donum vitae und der Anbieter der Beratungssoftware treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch. Dazu gehören insbesondere:
 

  • Verschlüsselte Übertragung aller Daten (TLS/HTTPS)
  • Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
  • Zugriffsbeschränkungen auf autorisierte Personen
  • Regelmäßige Sicherheitsprüfungen der eingesetzten Systeme
     

7. Rechte der betroffenen Personen
Als ratsuchende und nutzende Person haben Sie gegenüber donum vitae folgende Rechte:
 

  • Auskunftsrecht über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung Ihrer Daten, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gestützt wird (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
     

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@donumvitae.org
 

7.1 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Für donum vitae ist dies:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
www.bfdi.bund.de
 

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
donum vitae behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der eingesetzten Software, der Rechtslage oder der Beratungsformate. Die jeweils aktuelle Fassung ist im System hinterlegt. Wesentliche Änderungen werden den Nutzerinnen und Nutzern in geeigneter Form mitgeteilt.


Stand: Mai 2026